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Assistant(e) Multitâches au Responsable des Bureaux de SOFRECO à Bruxelles

SOFRECO

Brussels, Belgium

Engagement d’un(e) assistant(e) commun(e) pour les bureaux de Bruxelles ET pour le contrat SE4ALL.

Entreprise:

SOFRECO est une société française leader dans les métiers de l’engineering et dans le conseil et l'assistance technique au développement économique et social durable. Les activités du Groupe SOFRECO à Bruxelles couvrent celles de ses divers départements, mais aussi de CONSEIL SANTE et de PERSPECTIVE. Pour plus d’information, merci de visiter notre site internet www.sofreco.com.

Dans le cadre de l’installation de ses nouveaux bureaux à Bruxelles et d’un contrat avec la Commission Européenne dans le secteur de l’énergie, SOFRECO recherche: un(e) Assistant(e) – pour une durée indéterminée.

Candidat(e):

  • Formation: minimum Bac+3 dans le domaine administratif, en sciences économiques ou en gestion, ou BTS Assistante de Manager;
  • Excellente maitrise des outils de bureautique (Word, Excel, Internet, messagerie);
  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais – indispensable. Si possible aussi du néerlandais (Belgique), et autres langues (pour contacts avec la Commission Européenne).

Expérience de travail avec l’international et (souhaitable) sur projets financés par la Commission Européenne.

Descriptif des tâches:

  • Assistance multitâches au responsable des bureaux de SOFRECO à Bruxelles, et à la Direction du projet susmentionné;
  • Gestion des contacts avec tous les clients, experts et partenaires;
  • Secrétariat courant (saisie de lettres, courriers, mise en page de rapports, photocopies, aide à la compilation et aux scans des documents);
  • Gestion des tâches administratives (téléphone, gestion d’agendas, gestion des réunions, etc…);
  • Support pour le reporting comptable (mise à jour des caisses & banques ; vérifications des pièces comptables, élaboration des demandes d’alimentation de compte, étroite collaboration avec le département comptable, etc..);
  • Organisation des déplacements, des conférences et de la logistique (réservation billets d’avion, hôtel, salle de conférence, visas, courriers…);
  • Gestion des échanges de documents avec les bénéficiaires/les consultants/partenaires;
  • Gestion RH dans le cadre des missions (note de frais, facture, demande d'avance...);
  • Gestion des réunions (réservations de salles/pause), taxi, hôtel pour les bénéficiaires/experts);
  • Expédition des documents (mise en page, assemblage et envoi);
  • Support à la gestion des bureaux et du projet susmentionné;
  • Assistance aux experts et RH;
  • Autres tâches utiles dans le cadre de la gestion des bureaux et de l’exécution du projet.

Qualités requises:

  • Dynamique, motivé, disponible, fiable et possédant le sens du service. Capable de travailler de manière autonome;
  • Excellentes qualités communicationnelles et relationnelles. Capable de représenter, si nécessaire, le projet ou SOFRECO auprès des clients, des partenaires ou des experts.

Dans l’exercice de ses fonctions, le (la) candidat(e) travaillera directement sous la supervision du responsable des bureaux. Concernant le projet, il/elle sera encadré(e) par le Directeur de Projets. En particulier, ses fonctions le(a) conduiront à établir des contacts fréquents avec les consultants indépendants participant à l’exécution des diverses activités de SOFRECO et du projet à travers le monde.

Candidature s/ref Ass Bxl-DLE, à l’attention de Mme Caroline FRANCOIS - 92/98 bld Victor Hugo - 92115 CLICHY cedex - RH@sofreco.com.

Don't forget to mention EuroBrussels when applying.

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