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Gestionnaire du Bureau

Center for Reproductive Rights

Geneva, Switzerland

Le ou la Gestionnaire du bureau de Genève assure le soutien financier, opérationnel et programmatique pour le bureau du Center à Genève et le travail de l’organisation à travers l’Europe. Le bureau de Genève regroupe actuellement l’équipe régionale Européenne et Global Advocacy. Le ou la gestionnaire du bureau rendra compte directement à la Directrice du programme Europe, basée à Genève, et au haut responsable chargé des opérations internationales, basé à Washington, D.C. Le ou la gestionnaire du bureau collaborera avec plusieurs départements différents au sein du Centre – notamment le Départment des Finances et de l’Administration, les Ressources Humaines, l’Europe et Global Advocacy.

  • Il s’agit d’un poste à temps plein débutant en Août ou Septembre 2017;
  • Délai de priorité: 7 Juillet 2017 (rolling review of applications after this date);
  • Vous devez être en mesure de travailler légalement à Genève à partir du début du contrat.

Missions/Responsabilités:

Gestion financière

  • Assurer la comptabilité du bureau conformément aux politiques comptables GAAP et locales;
  • Établir et gérer les relations avec les fournisseurs locaux, traiter les factures mensuelles, faciliter l’exécution des contrats, et procèder chaque année à une évaluation des besoins et services du bureau;
  • Gérer les relations avec la firme comptable sur tout projet lié à la comptabilité et aux rapports financiers annuels;
  • Suivre les flux de trésorerie du bureau et comparer chaque mois les dépenses effectives aux dépenses prévues afin d’assurer que les dépenses du bureau n’excèdent pas les allocations budgétaires;
  • Utiliser la base centralisée de données budgétaires du Center afin de réaliser les prévisions annuelles et trimestrielles du budget du bureau, en collaboration avec la directrice du programme Europe;
  • Assurer la préparation annuelle des déclarations de revenu et le rapport d’information extérieur, avec le soutien de la firme comptable externe, la gestionnaire principale de la comptabilité des bureaux internationaux, et le haut responsable chargé des opérations internationales;
  • Développer et entretenir un système d’archivage électronique de la documentation en accord avec les pratiques du Center.

Soutien aux ressources humaines

  • Gérer l’assurance locale et les avantages sociaux des employés. Servir comme point de contact pour les compagnies d’assurance locales, en coordination avec les gestionnaires des Ressources Humaines et des opérations internationales;
  • Faciliter le processus de recrutement pour les nouveaux employés et les stagiaires;
  • Assurer la communication avec le conseiller juridique local du Center à propos de toutes questions juridiques portant sur les taxes, les inscriptions locales, les ressources humaines, les visas pour les employés internationaux, et tout changement au code du travail;
  • Assurer les connaissances du Center en matière de questions de ressources humaines locales et de code du travail.

Operations

  • Gérer les activités administratives quotidiennes du bureau;
  • Entretenir un flux de communication constant entre le bureau de Genève et le siège à New York en travaillant de près avec le haut responsable chargé des opérations internationales;
  • Assurer la traduction de documents administratifs du français à l’anglais, et vice versa;
  • Assurer le bon fonctionnement des services technologiques du bureau de Genève;
  • Servir d’adjoint de sécurité pour le bureau de Genève, et assister la Directrice du programme Europe afin d’assurer que le bureau opère dans des conditions sûres;
  • Faciliter l’ouverture d’autres bureaux en Europe, si nécessaire.

Soutien au personnel de Genève

  • Gérer les tâches administratives, y compris l’envoi du courrier et des colis, et le traitement des demandes de remboursement et des transferts bancaires;
  • Assurer la formation du personnel sur certaines procédures (par exemple, SharePoint, premiers secours, intervention d’urgence);
  • Contribuer aux grands événements organisés par les programmes Europe et Global Advocacy.

Profil:

  • Niveau de formation requis de type Bachelor ou équivalent international;
  • Au moins 5-6 ans d’expérience professionnelle dans une fonction administrative/financière similaire (de préfèrence au sein d’une ONG internationale);
  • Maîtrise indispensable du français et de l’anglais;
  • Maîtrise des critères légaux relatifs au Canton de Genève and Swiss Federal relatifs aux ressources humaines, labor law compliance, office registration, reporting requirements and annual statutory compliance;
  • Capacité à gérer les relations avec les autorités cantonales et fédérales à Genève et en Suisse sur toute question portant sur les ressources humaines, le respect du code du travail, et la conformité aux obligations statutaires;
  • Connaissance approfondie des pratiques financières du secteur non lucratif;
  • Maîtrise des logiciels MS Office Suite (Microsoft Word, Excel, Outlook et SharePoint) et de l’internet;
  • Capacité à gérer les urgences et à travailler avec plusieurs équipes de l’organisation réparties sur des fuseaux horaires différents;
  • Expérience dans la gestion d’évènements;
  • Qualités d’analyse, et de représentation diplomatique indispensable;
  • Attachement aux objectifs du Center, aux droits reproductifs et aux droits fondamentaux des femmes.

Rémunération: Le Center propose un salaire compétitif selon expérience et une gamme d’avantages sociaux.

Nous vous remercions de soumettre votre candidature au lien ci-dessous. Veuillez inclure une lettre de motivation et CV incluant trois références professionnelles.

Date limite de dépôt des candidatures: les candidatures seront évaluées à partir du 7 Juillet 2017 et les décisions seront prises au fur et à mesure à partir de cette date. Nous vous conseillons vivement de soumettre votre candidature dès que possible.

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